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Acceso al Sistema
Visita app.ngbalance.com. Ingresa tu email y contrasena. Primera vez? Revisa tu email de invitacion.
Tu vista principal: ingresos del mes, facturas pendientes, cobros proximos y clientes en riesgo. La IA muestra un resumen diario con predicciones.
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Sidebar izquierdo: Dashboard, Clientes, Facturacion, Cobranza, Reportes y Configuracion. Clic en cualquier seccion.
Gestion de Clientes
Clientes > '+ Nuevo'. Completa: nombre del negocio, tipo (DBA, LLC, S-Corp, C-Corp), contacto, email y telefono.
+ Nuevo Cliente
DBA = persona natural (exenta si es del partner). LLC, S-Corp, C-Corp tienen diferente tratamiento fiscal.
Activa 'Portal Access' para que el cliente vea facturas y documentos en portal.ngbalance.com. Recibe email de invitacion automaticamente.
Si tu cliente necesita facturar a SUS clientes, activa 'Acceso ERP'. Tendra su propio panel en app.ngbalance.com.
Barra de busqueda por nombre, email o telefono. Filtra por estado y tipo de empresa.
Clientes
| Nombre | Tipo | Estado |
|---|---|---|
| Gabo Enterprises | LLC | Activo |
| G&G Immigration | LLC | Activo |
| Maria Lopez | DBA | Activo |
| Carlos Rivera | S-Corp | Pendiente |
Contratos
Clientes > selecciona cliente > 'Nuevo Contrato'. Elige tipo de servicio: Tax Prep, Bookkeeping, Immigration, Insurance.
Pago Completo (10% desc), 50-50 (5% desc), Mensual (0%). Descuentos se calculan automaticamente.
'Enviar para Firma'. El cliente recibe email con link seguro. Firma digital desde cualquier dispositivo.
Contrato firmado > 'Generar Facturas'. Se crean segun el plan: 1 completa, 2x50%, o cuotas mensuales.
Facturacion
Facturacion > '+ Nueva'. Selecciona cliente, agrega lineas. Numero automatico INV-2026-XXXXX.
Facturacion
| # | Cliente | Monto | Estado |
|---|---|---|---|
| INV-00117 | Gabo Ent. | $15.00 | Pagada |
| INV-00116 | Gabo Ent. | $20.00 | Pagada |
| INV-00115 | G&G Immig. | $500.00 | Enviada |
| INV-00114 | M. Lopez | $350.00 | Vencida |
En contrato firmado > 'Generar Facturas'. Se crean con los montos y plan del contrato.
'Enviar'. Email profesional con detalle + boton 'Pagar Ahora' directo a la pagina de pago.
Borrador > Enviada > Vista > Parcial > Pagada > Vencida > Cancelada. Cada estado tiene color y acciones.
INV-2026-00117 Pagada
| Servicio | Monto |
|---|---|
| Tax Preparation 2025 | $15.00 |
Facturacion > Productos. Crea servicios con nombre, descripcion y precio. Seleccionalos al facturar.
Pagos: Stripe + Zelle
Tarjeta (Visa, MC, Amex), ACH, Apple Pay, Cash App, Zelle. Cada uno se activa en Configuracion > Pagos.
El cliente abre el link > formulario Stripe > pago instantaneo > factura pagada automaticamente.
Cliente envia Zelle > sube comprobante > tu recibes notificacion > confirmas o rechazas.
Badge 'Zelle Pendiente' en factura. Clic > ver comprobante > Confirmar o Rechazar con motivo. Email automatico.
INV-2026-00117 Pagada
| Servicio | Monto |
|---|---|
| Tax Preparation 2025 | $15.00 |
Factura pagada > 'Cancelar' > Reembolso, Credito o Write-off. Reembolso Stripe: 5-10 dias.
Efectivo, cheque u otro? Factura > 'Registrar Pago' > selecciona metodo y monto.
Cobranza
Total por cobrar, vencidas, proximas esta semana, clientes en riesgo. La IA prioriza a quien contactar.
Cobranza
| Cliente | Dias | Monto | Riesgo |
|---|---|---|---|
| M. Lopez | 45 | $350 | Alto |
| C. Rivera | 12 | $500 | Medio |
Emails automaticos cuando una factura esta por vencer o se vencio. Personaliza frecuencia en Configuracion.
Cuentas agrupadas: 0-30, 31-60, 61-90, 90+ dias. Identifica problemas antes de que se agraven.
Reportes
Facturado y cobrado por mes/trimestre/ano. Filtra por cliente, servicio o metodo de pago. Exporta a Excel.
Reportes
Facturas pendientes con montos, vencimiento y dias de atraso. Incluye aging report completo.
Analiza patrones de pago. Predice: probabilidad de pago, riesgo de morosidad, mejor momento para recordatorios.
Todos los reportes a Excel (.xlsx) o PDF. Boton 'Exportar' en esquina superior derecha.
Configuracion
Nombre, direccion, telefono, email, logo, EIN. Aparece en facturas, contratos y emails.
Configuracion > Pagos > 'Conectar Stripe'. Verifica identidad y cuenta bancaria. 1-2 dias de verificacion.
Configuracion › Pagos
Configuracion > Pagos > activa Zelle. Ingresa tu email o telefono registrado. Clientes veran opcion Zelle en facturas.
Configuracion > Usuarios > '+ Nuevo'. Wizard de IA: nombre, email, rol. Invitacion automatica por email.
Configuracion › Usuarios
| Nombre | Rol | Estado |
|---|---|---|
| Juan Nieves | Owner | Activo |
| Glenys Nunez | Manager | Activo |
| Aurora Cotiz | Accountant | Activo |
Permisos granulares por rol. El Owner personaliza cada permiso en 'Roles Dinamicos'.
Idioma de trabajo (tu equipo) e idioma del cliente (facturas/emails). Opciones: ES, EN, PT, Bilingue.
Personaliza: Pago Completo (10%), 50-50 (5%), Mensual (0%). Ajusta porcentajes o agrega planes.
Activa/desactiva modulos: Facturacion, Contratos, Cobranza, Reportes. Personaliza el sidebar de tu equipo.
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Todas tus facturas con estado: Pendiente, Parcial, Pagada, Vencida. Clic para ver detalle.
Mis Facturas
| # | Monto | Vence | Estado |
|---|---|---|---|
| INV-00115 | $500.00 | Mar 20 | Pendiente |
| INV-00112 | $350.00 | Feb 15 | Pagada |
| INV-00108 | $200.00 | Jan 30 | Pagada |
Abre factura pendiente > 'Pagar'. Elige tarjeta o Zelle. Se refleja al instante.
Factura pagada > boton 'Descargar' para PDF.
Como Pagar
Visa, MasterCard, Amex, Discover. Formulario seguro de Stripe. Pago instantaneo.
Pagar Factura INV-00115
Selecciona Zelle > envia desde tu banco > sube comprobante (screenshot). Tu contador confirma.
Cada factura tiene boton 'Pagar Ahora' en el email. Sin cuenta, sin contrasena. Clic y paga.
Email de confirmacion con detalle. Factura se marca 'Pagada' automaticamente.
Contratos
Email con link > revisa terminos > dibuja tu firma > 'Firmar'. Desde cualquier dispositivo.
Seccion 'Contratos': activos, completados y pendientes de firma. Muestra servicios y progreso de pago.
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